Bluebrand Systems
Menu

Voor mkb-bedrijven met te veel handwerk rond aanvragen, orders en klantopvolging.

Blijft belangrijk werk te lang liggen of steeds bij dezelfde persoon terugkomen?

Je team hoeft niet harder te werken. Het werk moet zo zijn ingericht dat iemand anders verder kan.

Ik ben Rutger. Ik zoek uit waar het werk vastloopt en maak samen met je team concreet wat er moet veranderen. Kies je daarna voor uitvoering, dan kan ik de verandering ook zelf realiseren en in de praktijk werkend krijgen.

Bekijk mijn werk in de praktijk Of doe eerst de vrijblijvende Systems Check

Komt dit je bekend voor?

Die tijdelijke oplossing is inmiddels gewoon de werkwijze.

Een extra spreadsheet. Nog een controle. Even iets per mail of WhatsApp doorgeven.

Soms is er al software. Toch worden afspraken, uitzonderingen en actuele statussen nog te vaak buiten het systeem bijgehouden.

  1. Een order komt binnen

    De order staat in een e-mail, op een post-it of in een WhatsApp-bericht.

    Iemand haalt de klantgegevens, orderregels en afspraken eruit en zet ze opnieuw in Excel, een formulier of een ander systeem.

    Het werk kan pas beginnen als die informatie is aangevuld en gecontroleerd.

  2. Een klant wijzigt iets

    Een adres verandert. Een levering wordt verplaatst. Een afspraak wordt aangepast.

    Iemand verwerkt de wijziging op meerdere plekken en geeft die door aan iedereen die ervan moet weten.

    Wordt één plek vergeten, dan werkt niet iedereen meer met dezelfde informatie.

  3. Een klant neemt opnieuw contact op

    Eerst uitzoeken wie wat al heeft gedaan.

    De informatie is er. Alleen verspreid over e-mail, Excel, losse notities en de hoofden van collega’s.

    Bij het volgende klantcontact moet iemand eerst uitzoeken wie de klant sprak en of er al is gereageerd. Pas dan is duidelijk wie nu iets moet doen.

Als het werk steeds bij jou terugkomt.

Dan kun je taken delegeren, maar het werk nog niet echt loslaten.

Taken kun je verdelen. Maar als collega’s voor de status, een uitzondering of de volgende stap steeds weer bij jou of dezelfde ervaren collega moeten aankloppen, komt het werk alsnog bij een paar mensen terecht.

Niet iedere handmatige stap is een probleem. Maar zodra klanten moeten wachten, fouten terugkeren of het werk alleen verder kan als de juiste persoon beschikbaar is, is het tijd om het proces opnieuw in te richten.

Zo hoort het te lopen.

Belangrijk werk blijft doorlopen. Ook als iemand anders het overneemt.

Informatie wordt één keer vastgelegd. De actuele status, volgende stap en wie aan zet is, staan bij het werk. Een wijziging wordt één keer verwerkt en komt op de juiste plekken terecht.

  • Minder dubbel werk, herstelwerk en fouten.
  • Minder vragen over wie wat moet doen.
  • Meer tijd voor klanten, beslissingen en vakwerk.

Uitgevoerde projecten

Van handwerk en losse kennis naar een werkende route.

Dit zijn drie projecten die ik vanuit Bluebrand Systems samen met de betrokken bedrijven heb uitgevoerd. Steeds begon het bij het dagelijkse werk. Daarna ontwierp en bouwde ik de route die mensen nodig hadden om dat werk betrouwbaar uit te voeren.

  1. 01

    Snijmeesters

    Van upload naar een productieklare order.

    Klanten leveren hun ontwerp zelf aan, zien direct de prijs en betalen online. Het productieteam ontvangt een complete briefing.

    ± 1 uur
    geschatte tijdwinst per online order
    Vooraf betaald
    voordat de order naar productie gaat
    Bekijk de case
  2. 02

    Palau Dive Adventures

    Iedere dag staat de juiste opvolging klaar.

    Gesprekken, taken en boekingsgegevens staan per gast bij elkaar. Het team bepaalt zelf de volgende stap en wat wordt verstuurd.

    +23%
    actieve boekingen in de gemeten vergelijkingsperiode
    Circa 850 uur
    geschatte tijdwinst per jaar; geen formele tijdmeting
    Bekijk de case
  3. 03

    Pel Marktkramen

    Van een A4’tje naar een online werkomgeving voor de marktdag.

    De kennis over marktkooplieden, kraamopstellingen en uitzonderingen is vertaald naar een online werkomgeving voor voorbereiding en uitvoering.

    Praktijkproef
    met twee medewerkers tijdens een gewone marktdag afgesproken
    Uitkomsten
    moeten nog in de dagelijkse praktijk worden bevestigd
    Bekijk de case

Wat ik doe?

Eerst begrijpen waar het werk vastloopt. Dan pas kiezen wat er moet veranderen.

Samen met je team volg ik één terugkerend proces van begin tot eind. We kijken waar informatie blijft hangen, dubbel werk ontstaat en vragen of uitzonderingen steeds bij dezelfde mensen terugkomen.

De uitkomst kan een andere werkwijze zijn, duidelijker eigenaarschap, beter gebruik van bestaande software, een koppeling tussen bestaande systemen of software op maat. Soms hoeft er niets gebouwd te worden.

Is een afgebakend onderzoek zinvol, dan spreken we vooraf af wat ik onderzoek, oplever en wat het kost. Ik voer het zelf uit. Het onderzoek staat op zichzelf en maakt duidelijk wat er nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Of ik daarna ook de uitvoering ontwerp en realiseer, besluiten we apart.

Zo ziet samenwerken eruit

Direct contact.

Vertel welk werk steeds extra uitleg, controle of afstemming vraagt.

Je hoeft de oorzaak of oplossing nog niet te kennen.

Ik bespreek vrijblijvend met je wat er gebeurt, of ik je kan helpen en of een afgebakend onderzoek zinvol is.

Leg me één concrete situatie voor Liever eerst zelf kijken? Doe de Systems Check