Bluebrand Systems
Menu

Voor MKB-bedrijven waar aanvragen, offertes, orders, klantopvolging of ander dagelijks werk nog te veel handwerk vragen.

Blijft belangrijk werk te lang liggen of steeds bij dezelfde persoon terugkomen?

Dan heb je geen harder werkend team nodig, maar een systeem van afspraken, informatie en hulpmiddelen waarmee iemand anders verder kan.

Ik volg één terugkerend proces van begin tot eind en maak duidelijk wat er moet veranderen, zodat belangrijke informatie overdraagbaar wordt en iemand anders verder kan zonder alles opnieuw uit te zoeken.

Bekijk een aantal van mijn resultaten Of doe eerst de vrijblijvende procescheck

Komt dit je bekend voor?

Die tijdelijke oplossing is inmiddels gewoon de werkwijze.

Een extra spreadsheet. Nog een controle. Even iets per mail of WhatsApp doorgeven.

Soms is er geen software die dit werk ondersteunt. Soms is er wel software, maar blijft een deel van het werk eromheen lopen.

  1. Een order komt binnen

    De order staat in een e-mail, op een post-it of in een WhatsApp-bericht.

    Iemand haalt de klantgegevens, orderregels en afspraken eruit en zet ze opnieuw in Excel, een formulier of een ander systeem.

    Het werk kan pas beginnen als die informatie is aangevuld en gecontroleerd.

  2. Een klant wijzigt iets

    Een adres verandert. Een levering wordt verplaatst. Een afspraak wordt aangepast.

    Iemand verwerkt de wijziging op meerdere plekken en geeft die door aan iedereen die ervan moet weten.

    Wordt één plek vergeten, dan werkt niet iedereen meer met dezelfde informatie.

  3. Een klant neemt opnieuw contact op

    Eerst uitzoeken wie wat al heeft gedaan.

    De informatie is er. Alleen verspreid over e-mail, Excel, losse notities en de hoofden van collega’s.

    Bij het volgende klantcontact moet iemand eerst uitzoeken wie de klant sprak en of er al is gereageerd. Pas dan is duidelijk wie nu iets moet doen.

  4. De software is er al

    Toch kan je team niet alleen daarop vertrouwen.

    Soms wordt niet benut wat de software al kan. Soms ontbreekt juist wat het werk nodig heeft. Daardoor blijven afspraken, uitzonderingen en actuele statussen buiten de software.

    Iemand moet die losse informatie steeds bij elkaar brengen en controleren voordat duidelijk is wat er nu moet gebeuren.

Als het werk steeds bij jou terugkomt.

Dan kun je taken delegeren, maar het werk nog niet echt loslaten.

Collega’s kunnen veel zelf. Komen vragen over de status, uitzonderingen en volgende stap toch steeds bij jou of dezelfde ervaren collega terecht? Dan blijft het werk afhankelijk van wat een paar mensen weten.

Niet iedere handmatige stap hoeft meteen te worden geautomatiseerd. Het wordt tijd om het proces opnieuw in te richten wanneer hetzelfde werk blijft terugkomen en klanten, capaciteit, betrouwbaarheid of overdracht eronder lijden.

Zo hoort het te lopen.

Belangrijk werk blijft doorlopen. Ook als iemand anders het overneemt.

Alle informatie om het werk uit te voeren wordt één keer vastgelegd en staat klaar op de juiste plek. De actuele status, volgende stap en wie aan zet is, zijn zichtbaar. Een wijziging wordt één keer verwerkt en loopt door naar de plekken waar die nodig is.

Als het proces goed is ingericht, merk je dat in de dagelijkse praktijk:

  • Minder dubbel werk, herstelwerk en fouten.
  • Iedereen ziet de actuele status en de volgende stap.
  • Minder kwetsbaar bij ziekte, vakantie of vertrek.
  • Collega’s kunnen het werk verantwoord overnemen.
  • Meer werk aankunnen zonder evenredig meer regelwerk.
  • Meer tijd voor klanten, beslissingen en vakwerk.

Zo wordt je bedrijf minder afhankelijk van een paar mensen die alles weten.

Kennis en actuele informatie zijn vindbaar waar het werk gebeurt. Daardoor kan iemand anders verder zonder eerst alles opnieuw te moeten uitzoeken.

Uitgevoerde projecten

Van handwerk en losse kennis naar een werkende route.

Dit zijn drie projecten die ik vanuit Bluebrand Systems samen met de betrokken bedrijven heb uitgevoerd. Steeds begon het bij het dagelijkse werk. Daarna ontwierp en bouwde ik de route die mensen nodig hadden om dat werk betrouwbaar uit te voeren.

  1. 01

    Snijmeesters

    Van upload naar een productieklare order.

    Klanten leveren hun ontwerp zelf aan, zien direct de prijs en betalen online. Het productieteam ontvangt een complete briefing.

    ± 1 uur
    geschatte tijdwinst per online order
    Vooraf betaald
    voordat de order naar productie gaat
    Bekijk de case
  2. 02

    Palau Dive Adventures

    Iedere dag staat de juiste opvolging klaar.

    Gesprekken, taken en boekingsgegevens staan per gast bij elkaar. Het team bepaalt zelf de volgende stap en wat wordt verstuurd.

    +23%
    actieve boekingen in de gemeten vergelijkingsperiode
    Circa 850 uur
    geschatte tijdwinst per jaar; geen formele tijdmeting
    Bekijk de case
  3. 03

    Pel Marktkramen

    Van een A4’tje naar een online werkomgeving voor de marktdag.

    De kennis over marktkooplieden, kraamopstellingen en uitzonderingen is vertaald naar een online werkomgeving voor voorbereiding en uitvoering.

    Praktijkproef
    met twee medewerkers tijdens een gewone marktdag afgesproken
    Uitkomsten
    moeten nog in de dagelijkse praktijk worden bevestigd
    Bekijk de case

Wat ik doe?

Eerst begrijpen waar het werk vastloopt. Dan pas kiezen wat er moet veranderen.

Samen met je team volg ik één terugkerend proces van begin tot eind. We kijken waar informatie blijft hangen, dubbel werk ontstaat en vragen of uitzonderingen steeds bij dezelfde mensen terugkomen.

De uitkomst kan een andere werkwijze zijn, duidelijker eigenaarschap, beter gebruik van bestaande software, een koppeling tussen bestaande systemen of software op maat. Soms hoeft er niets gebouwd te worden.

Blijkt na een eerste gesprek dat een afgebakend onderzoek zinvol is, dan spreken we vooraf af wat ik onderzoek, wat ik oplever en wat het kost. Ik voer dat onderzoek zelf uit. De uitkomst staat op zichzelf en maakt duidelijk wat er nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Of ik daarna ook de uitvoering ontwerp en realiseer, is een apart besluit.

Zo ziet samenwerken eruit

Direct contact.

Vertel welk werk steeds extra uitleg, controle of afstemming vraagt.

Je hoeft de oorzaak of oplossing nog niet te kennen.

We bespreken vrijblijvend wat er gebeurt, of ik je kan helpen en of een afgebakend onderzoek zinvol is.

Leg me één concrete situatie voor Liever eerst zelf kijken? Doe de procescheck